Start med at liste dine egne behov: hvor mange fakturaer sender du om måneden, skal programmet håndtere moms, og har du brug for tidsregistrering? Kombinér den liste med de lovkrav, din virksomhed skal opfylde — særligt kravene til fakturainhold og eventuel pligt til digital bogføring. Når du kender både dine behov og lovkravene, kan du sortere programmer fra og vælge blandt dem, der faktisk passer.
Hvad en faktura skal indeholde
Er du momsregistreret, skal programmet kunne lave fakturaer med de oplysninger, reglerne kræver. En fuld faktura skal ifølge Skattestyrelsens juridiske vejledning blandt andet indeholde:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Fortløbende fakturanummer
- Dit momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Dit navn og din adresse
- Kundens navn og adresse
- Mængden og arten af de leverede ydelser
- Momsgrundlaget (beløbet før moms)
- Gældende momssats
- Det momsbeløb, der skal betales
Den fulde liste står i vejledningen. Tjek, at programmet har felter til alle oplysningerne, og at du ikke kan springe obligatoriske felter over ved en fejl. Er du ikke momsregistreret, så se på skat.dk, hvilke krav der gælder for dine fakturaer. Et program, der tvinger dig til at udfylde de nødvendige oplysninger, giver færre fejl.
Digital bogføring: hvornår det bliver lovpligtigt
Ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning på Virk træder pligten til digital bogføring for personligt ejede virksomheder i kraft fra og med 1. januar 2026. Den gælder virksomheder med en erhvervsmæssig nettoomsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden følgende år — og kun, hvis omsætningen har været over grænsen i hvert af de to forudgående regnskabsår. Har du forskudt regnskabsår, træder pligten først i kraft ved starten af 2026-årsregnskabet.
Det betyder: Ligger din omsætning under grænsen, er du ikke omfattet af pligten. Overskrider den grænsen i to regnskabsår i træk, skal du bruge et digitalt bogføringssystem, der opfylder kravene. Regner du med at vokse over grænsen, kan det spare dig et systemskifte at vælge et program, der allerede lever op til kravene. Er du i tvivl om, hvorvidt du er omfattet, så læs reglerne på Virk eller spørg en revisor.
Opstil dine egne krav
Før du sammenligner programmer, svar på disse spørgsmål om din egen situation:
Hvor mange fakturaer sender du?
Sender du få fakturaer om måneden til faste kunder, har du andre behov end én, der sender mange små fakturaer til skiftende kunder. Nogle programmer tager betaling pr. faktura, andre har et fast månedligt abonnement.
Er du momsregistreret?
Hvis ja, skal programmet håndtere moms korrekt og helst gøre det nemt at trække momstal ud til din momsindberetning. Er du ikke momsregistreret, behøver du ikke betale for momsfunktioner.
Skal programmet også håndtere udgifter og bogføring?
Et rent faktureringsprogram sender fakturaer og holder styr på, om de er betalt. Et bogføringsprogram registrerer også dine udgifter, kvitteringer og giver dig overblik over dit resultat. Overvej om du har brug for begge dele i samme system, eller om du vil håndtere bogføring separat.
Har du brug for tidsregistrering?
Fakturerer du på timebasis, kan det være en fordel at have tidsregistrering og fakturering i samme system. Se også guiden om tidsregistrering for at vurdere, om du overhovedet har brug for det.
Hvad må det koste?
Der findes både gratis versioner med begrænsninger og betalte abonnementer, og prisen afhænger af, hvilke funktioner du vælger. Sæt et loft, og sortér programmer fra, der ligger over det.
Et arbejdseksempel: en freelancer opstiller sine krav
Eksemplet er vores eget, og tallene er fiktive.
En grafisk designer driver enkeltmandsvirksomhed. Hun sender omkring 8 fakturaer om måneden til 5 faste kunder og enkelte nye kunder. Hun er momsregistreret og fakturerer både faste projektpriser og timebaserede opgaver. Hendes omsætning har ligget på omkring 400.000 kr. om året i begge de to seneste regnskabsår, så hun er omfattet af pligten til digital bogføring.
Hendes kravliste ser sådan ud:
- Skal håndtere moms automatisk
- Skal opfylde krav til digital bogføring
- Tidsregistrering er en fordel, men ikke et krav
- 8-12 fakturaer om måneden
- Maks. 200 kr. om måneden i abonnement
Med den liste kan hun sortere fra: Programmer uden momsmodul er ude. Programmer, der kun tilbyder fakturering uden bogføringsdelen, dækker ikke hendes behov, fordi hun skal bogføre digitalt. Dyre løsninger til større virksomheder er overflødige. Tilbage er en overskuelig håndfuld programmer, hun kan sammenligne på pris og brugervenlighed.
Hvad du skal se efter, når du sammenligner
Når du har din kravliste, kan du sammenligne de programmer, der opfylder kravene. Se efter:
- Brugervenlighed: Kan du oprette og sende en faktura uden at læse en manual? Har programmet en gratis prøveperiode, så brug den til at teste det.
- Integration med din bank: Nogle programmer kan automatisk matche indbetalinger med fakturaer, så du ikke manuelt skal markere fakturaer som betalt.
- Kundesupport: Hvad gør du, hvis noget går galt? Tjek om der er support på dansk, og om den er tilgængelig i de timer, du arbejder.
- Eksport af data: Kan du eksportere dine data, hvis du vil skifte program? Undgå at blive låst fast.
Almindelige fejl ved valg af program
De hyppigste problemer opstår, når man vælger program ud fra pris alene uden at tjekke lovkravene, eller når man køber et dyrt system med funktioner, man aldrig bruger. Et program, der er for besværligt, ender med at blive opgivet — og så ryger overblikket over fakturaer og betalinger.
Sørg også for at have en backup af dine data. Mange programmer ligger i skyen, men du bør stadig kunne hente en kopi. Se guiden om backup og datasikkerhed for mere om det.
Det dækker denne guide ikke
Guiden hjælper dig med at opstille krav og vælge type af program. Den anbefaler ikke bestemte programmer eller udbydere, og den gennemgår ikke priser på konkrete produkter.
Guiden dækker heller ikke:
- Selvangivelse og regnskabsrådgivning: Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal bogføre bestemte udgifter eller indberette moms, skal du spørge en revisor eller bogholder.
- Om du skal være momsregistreret: Det afhænger af din omsætning og branche. Kontakt Skattestyrelsen, hvis du er usikker.
- Valg af virksomhedsform: Guiden forudsætter, at du allerede driver en enkeltmandsvirksomhed.
Skal du også have styr på din timepris, inden du sender fakturaer, kan du se guiden om at beregne din timepris.
