Du beskytter din virksomheds data med en backup, der kører automatisk, ikke kun ligger online, og som du tester med jævne mellemrum. Nedenfor finder du en trin-for-trin fremgangsmåde, som du kan følge uden teknisk baggrund.
Hvorfor backup er kritisk for en soloselvstændig
Når du arbejder alene, er der ingen IT-afdeling, der gendanner dine filer, hvis computeren bryder sammen eller bliver ramt af ransomware. Mangelfuld backup er en af de mest almindelige årsager til, at virksomheder mister kritiske data, og „mange opdager først for sent, at deres backup ikke fungerer”. For en enkeltmandsvirksomhed kan det betyde tabte kundefiler, fakturaer og årevis af arbejde.
Har du oplysninger om kunder liggende — fx navne og e-mailadresser — er det personoplysninger, og dem skal du også passe på efter databeskyttelsesreglerne. Datatilsynets GDPR-vejledning til små virksomheder har sikkerhed og backup som et af sine trin.
Trin 1: Find ud af, hvad der skal sikkerhedskopieres
Start med at skrive en kort liste over de mapper og filer, din virksomhed ikke kan undvære:
- Kundefiler og projekter
- Fakturaer og kvitteringer
- Kontrakter og aftaler
- Regnskabsdata (eksportfiler fra dit bogføringsprogram)
- Mailarkiv, hvis du gemmer vigtig korrespondance lokalt
Bruger du en online tjeneste, fx et faktureringsprogram, ligger dataene hos udbyderen. Tjek, om du selv kan eksportere en kopi, og tag eksportfilen med i din egen backup.
Trin 2: Vælg to forskellige lagringssteder
Datatilsynet påpeger, at en kopi til en ekstern harddisk ikke i sig selv er en backup, der er sikret mod cyberangreb. Harddisken kan blive stjålet, ødelagt i en brand eller ramt af den samme virus som din computer, hvis den er tilsluttet, når uheldet sker.
Sikkerdigital.dk råder desuden virksomheder til ikke kun at have online backup. En enkel løsning er derfor at have kopier to forskellige steder:
- En cloud-tjeneste — dine filer synkroniseres til servere et andet sted og kan hentes fra en ny computer.
- En lokal kopi — f.eks. en ekstern harddisk, som du kun tilslutter, når du tager backup, og ellers opbevarer adskilt fra computeren.
Den lokale kopi er din ekstra sikkerhed, hvis du mister adgangen til cloud-kontoen eller tjenesten lukker. Cloud-kopien beskytter dig, hvis din computer og harddisk begge bliver ødelagt.
Hvad koster det?
Prisen afhænger af, hvor meget plads du har brug for. Mange cloud-tjenester har en gratis udgave med begrænset plads og betalte abonnementer til mere, og en ekstern harddisk er en engangsudgift. Sammenlign de aktuelle priser, før du vælger.
Trin 3: Sæt automatisk backup op
I de fleste cloud-tjenester kan du indstille servicen, „så den automatisk kopierer de data, du vil have en kopi af” — med jævne mellemrum eller på bestemte ugedage og tidspunkter.
Konkret fremgangsmåde:
- Vælg en cloud-tjeneste, der passer til din computer (de fleste almindelige operativsystemer har en integreret mulighed).
- Installér tjenestens program, og vælg de mapper, du identificerede i trin 1.
- Slå den automatiske kopiering til, så ændringer kommer med, uden at du skal huske det. Vælg en indstilling, hvor du kan hente ældre versioner af en fil frem — ren synkronisering kopierer også sletninger og ødelagte filer.
- Sæt en påmindelse i kalenderen om at tilslutte din eksterne harddisk og kopiere de vigtigste mapper én gang om ugen eller måneden.
Arbejdseksempel: En ugentlig rutine
Eksemplet er sitets eget, og tallene er fiktive.
En freelance konsulent har tre mapper med kundefiler, én mappe med fakturaer og en eksportfil fra sit regnskabsprogram. Hun sætter sin cloud-tjeneste til at kopiere mapperne og eksportfilen automatisk. Hver fredag, som en del af sin ugeforberedelse, tilslutter hun en ekstern harddisk, kopierer mapperne over og lægger harddisken i en skuffe i et andet rum. Processen tager ti minutter og kører ved siden af, mens hun gennemgår ugens opgaver.
Trin 4: Test at din backup virker
En backup, du aldrig har testet, er ikke meget værd. Sæt en påmindelse — f.eks. hvert kvartal — om at gøre følgende:
- Log ind på din cloud-tjeneste fra en anden enhed (telefon eller tablet) og åbn en af dine filer.
- Tilslut din eksterne harddisk og åbn en tilfældig fil for at sikre, at den kan læses.
- Tjek, at de nyeste filer faktisk er med — sammenlign datoer.
Hvis noget ikke virker, har du tid til at rette det, før du står i en krise.
Grundlæggende sikkerhed ud over backup
Backup beskytter mod datatab, men ikke mod uautoriseret adgang. Tre enkle skridt reducerer risikoen:
- Stærke, unikke adgangskoder til hver tjeneste — brug et program til at gemme adgangskoder, så du ikke behøver at huske dem.
- To-faktor-godkendelse på de vigtigste konti (e-mail, cloud, bank).
- Kryptering af din computer — mange computere kan sættes op til at kryptere harddisken, så data ikke kan læses, hvis maskinen bliver stjålet. Datatilsynet nævner, at mange enheder kan sættes op til at kryptere lagringsmediet.
Hvad denne guide ikke dækker
Guiden giver en grundlæggende backup-rutine, men den erstatter ikke:
- Specifik GDPR-rådgivning — har du mange kundeoplysninger eller behandler følsomme persondata, bør du læse Datatilsynets vejledninger eller kontakte en rådgiver.
- IT-sikkerhedsgennemgang — har du komplekse systemer, netværksadgang til kunder eller særlige sikkerhedskrav fra samarbejdspartnere, kan det være relevant at få en IT-kyndig til at gennemgå din opsætning.
- Branchespecifikke krav — nogle brancher har særlige regler for opbevaring og backup af data.
Er du i tvivl om, hvad der gælder for din virksomhed, så start hos de relevante myndigheder eller en fagperson.
Næste skridt
Backup er én del af en stabil drift. Har du styr på de praktiske rammer omkring din arbejdsdag, er det lettere at huske de ugentlige rutiner. Se guiden til hjemmekontor på lille plads for indretning, der støtter koncentration, og brug værktøjet til ugeforberedelse til at lægge backup-test og andre driftsopgaver ind i din faste ugerytme.
